Systime

Privatlivspolitik

Sidst opdateret 29.11.2021

Hos Systime er IT-sikkerhed og dit privatliv i fokus og vi gør en dyd ud af, at behandle dine personoplysninger transparent og med respekt. Vi har derfor udformet denne privatlivspolitik, hvor du, som kunde eller besøgende på vores hjemmeside, kan se, hvilke behandlinger vi foretager, til hvilke formål, med hvilken hjemmel, hvem vi deler dine oplysninger med og i hvor lang tid vi beholder dine personoplysninger. Herudover finder du også informationer om hvordan vi tester vores IT-systemer, samt hvilke rettigheder du har og hvem du kan klage til, såfremt du mener, at vi ikke behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Dataansvarlig

Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, er:

Systime v. Gyldendal A/S
Sonnesgade 11
8000, Aarhus C
Cvr-nummer: 58 20 01 15
Telefon: 70 12 11 00
E-mail: GDPR@systime.dk

(Herefter ”vi” eller ”os”).

I det følgende beskrives de formål, hvortil dine personoplysninger indsamles og behandles.

Fakturering

Når du køber et produkt hos os, er vi forpligtet til at fremsende en faktura til dig og du kan nedenfor se hvilke personoplysninger vi behandler i den forbindelse.

Behandlede oplysninger

For at opfylde dette formål indsamler og behandler vi følgende kategorier af oplysninger:

- Kontaktoplysninger

Retsgrundlag

Når vi behandler dine personoplysninger som angivet ovenfor, gør vi det på basis af følgende retsgrundlag:

- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (for at kunne opfylde den kontrakt vi har med dig)

- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (for at overholde en retlig forpligtelse som påhviler os)

Modtagere af oplysninger

I forbindelse med opfyldelsen af formålet, deler vi dine personoplysninger med nedenstående kategorier af modtagere. Hvis overførslen betyder en hel eller delvis adgang eller overførsel af dine personoplysninger til et tredjeland, overfører vi på grundlag af Kommissionens standardbestemmelser i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra C.

- Leverandører af IT-infrastruktur og software

- Offentlige myndigheder – herunder SKAT

Opbevaring af oplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt i denne privatlivspolitik.

- Dine oplysninger bliver af hensyn til bogføringslovens bestemmelser opbevaret i 5 år + løbende regnskabsår.

Administration af brugere

For at du kan købe produkter på Systimes hjemmeside, skal du oprette en brugerprofil. Profilen benyttes til at sikre, at dine køb bliver opbevaret ét sted og at du her også har mulighed for at se tidligere køb og faktura. For at vi kan administrere dine køb, indsamler vi personoplysninger om dig. Nedenfor kan du se hvilke oplysninger vi indsamler.

Behandlede oplysninger

For at opfylde dette formål indsamler og behandler vi følgende kategorier af oplysninger:

- Kontaktoplysninger

- Permission vedr. Vore persondataretlige betingelser

- Betalingsoplysninger

- Købshistorik

Retsgrundlag

Når vi behandler dine personoplysninger som angivet ovenfor, gør vi det på basis af følgende retsgrundlag:

- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a (på baggrund af dit samtykke)

- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (for at kunne opfylde den kontrakt vi har med dig)

Modtagere af oplysninger

I forbindelse med opfyldelsen af formålet, deler vi dine personoplysninger med nedenstående kategorier af modtagere. Hvis overførslen betyder en hel eller delvis adgang eller overførsel af dine personoplysninger til et tredjeland, overfører vi på grundlag af Kommissionens standardbestemmelser i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra C.

- Leverandører af IT-infrastruktur og software

- Leverandører til digital markedsføring

- Offentlige myndigheder – herunder SKAT

Opbevaring af oplysninger

- Din konto slettes 2 år efter seneste login, såfremt kontoens ordrehistorik er ældre end 5+ løbende regnskabsår af hensyn til bogføringslovens bestemmelser

Når du kontakter os

Når du kontakter os – fx via. mail, telefon eller gennem ”sig din mening” funktionen på vores platforme – indsamler og behandler vi personoplysninger om dig, for at vi kan hjælpe dig med din henvendelse.

Behandlede oplysninger

For at opfylde dette formål indsamler og behandler vi følgende kategorier af oplysninger (visse oplysninger får vi selvfølgelig udelukkende, hvis du selv oplyser os om dem):

- Kontaktoplysninger

- Fritekst (omhandlende problematikken)

- Uddannelsessted - Organisation

- Evt. vedhæftede filer

Retsgrundlag

Når vi behandler dine personoplysninger som angivet ovenfor, gør vi det på basis af følgende retsgrundlag:

- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a (på baggrund af dit samtykke)

- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (for at kunne opfylde den kontrakt vi har med dig)

Modtagere af oplysninger

I forbindelse med opfyldelsen af formålet, deler vi dine personoplysninger med nedenstående kategorier af modtagere. Hvis overførslen betyder en hel eller delvis adgang eller overførsel af dine personoplysninger til et tredjeland, overfører vi på grundlag af Kommissionens standardbestemmelser i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra C.

- Leverandører af IT-infrastruktur og software

- Leverandører til digital markedsføring

Opbevaring af oplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt i denne privatlivspolitik.

- Alt kommunikation gennem OLARK slettes efter 14 dage.

- ”Sig din mening” data som er mere end 2 år gammelt, slettes én gang årligt. - Mails slettes efter 5 år + løbende regnskabsår.

Digital Markedsføring

Systime benytter sociale medier til digital markedsføring. Markedsføringen sker ved brug af ”look-a-like” - funktioner.” I den forbindelse benytter vi oplysninger om eksisterende brugere:

Behandlede oplysninger

For at opfylde dette formål indsamler og behandler vi følgende kategorier af oplysninger:

- Kontaktoplysninger

Retsgrundlag

Når vi behandler dine personoplysninger som angivet ovenfor, gør vi det på basis af følgende retsgrundlag:

- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (for at vi kan forfølge en legitim interesse)

Modtagere af oplysninger

I forbindelse med opfyldelsen af formålet, deler vi dine personoplysninger med nedenstående kategorier af modtagere. Hvis overførslen betyder en hel eller delvis adgang eller overførsel af dine personoplysninger til et tredjeland, overfører vi på grundlag af Kommissionens standardbestemmelser i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra C.

- Leverandører af IT-infrastruktur og software

- Leverandører til digital markedsføring

Opbevaring af oplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt i denne privatlivspolitik.

- Der trækkes oplysninger fra vores kunde fra vores kundedatabaser og der opbevares ikke selvstændige oplysninger. Oplysninger slettes derfor efter de øvrige beskrivelser af slettefrister i denne privatlivspolitik.

Nyhedsbreve

Hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev, indsamler og behandler vi personoplysninger om dig, for at vi kan udsende kvalificerede og målrettede nyhedsbreve til dig.

Behandlede oplysninger

For at opfylde dette formål indsamler og behandler vi følgende kategorier af oplysninger:

- Kontaktoplysninger

- Interesseområder – fx hvilke fag du ønsker nyheder fra

- Åbningsrater

- Clickrate

- Device-ID

- Heat maps

Retsgrundlag

Når vi behandler dine personoplysninger som angivet ovenfor, gør vi det på basis af følgende retsgrundlag:

- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a (på baggrund af dit samtykke)

Modtagere af oplysninger

I forbindelse med opfyldelsen af formålet, deler vi dine personoplysninger med nedenstående kategorier af modtagere. Hvis overførslen betyder en hel eller delvis adgang eller overførsel af dine personoplysninger til et tredjeland, overfører vi på grundlag af Kommissionens standardbestemmelser i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra C.

- Leverandører af IT-infrastruktur og software

- Leverandører til digital markedsføring

Opbevaring af oplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt i denne privatlivspolitik. - Dine oplysninger slettes ved tilbagetrækning af samtykke.

Webinarafvikling

Når Systime afvikler webinarer, indsamler vi personoplysninger om dig, for at du kan deltage i webinaret, samt at vi kan efteranalysere på målgruppen og sende materiale til dig efter afholdelsen af webinaret.

Behandlede oplysninger

For at opfylde dette formål indsamler og behandler vi følgende kategorier af oplysninger:

- Kontaktoplysninger

- Skoletilknytning

- Spørgsmål fra deltagere.

Retsgrundlag

Når vi behandler dine personoplysninger som angivet ovenfor, gør vi det på basis af følgende retsgrundlag:

- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a (på baggrund af dit samtykke)

Modtagere af oplysninger

I forbindelse med opfyldelsen af formålet, deler vi dine personoplysninger med nedenstående kategorier af modtagere. Hvis overførslen betyder en hel eller delvis adgang eller overførsel af dine personoplysninger til et tredjeland, overfører vi på grundlag af Kommissionens standardbestemmelser i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra C.

- Leverandører af IT-infrastruktur og software

- Leverandører til digital markedsføring

Opbevaring af oplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt i denne privatlivspolitik.

- Spørgsmål fra deltagere anonymiseres efter 14 dage og alle oplysninger slettes efter 6 måneder.

B2C salg

Når du køber et produkt på vores hjemmeside, behandler vi personoplysninger om dig, for at kunne levere vores ydelse til dig.

Behandlede oplysninger

For at opfylde dette formål indsamler og behandler vi følgende kategorier af oplysninger:

- Navn

- Adresse

- E-mail

- Telefonnummer

- Leveringsadresse

- Faktureringsadresse

Retsgrundlag

Når vi behandler dine personoplysninger som angivet ovenfor, gør vi det på basis af følgende retsgrundlag:

- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (for at kunne opfylde den kontrakt vi har med dig)

Modtagere af oplysninger

I forbindelse med opfyldelsen af formålet, deler vi dine personoplysninger med nedenstående kategorier af modtagere. Hvis overførslen betyder en hel eller delvis adgang eller overførsel af dine personoplysninger til et tredjeland, overfører vi på grundlag af Kommissionens standardbestemmelser i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra C.

- Leverandører af IT-infrastruktur og software

- Leverandører til digital markedsføring

- Offentlige myndigheder – herunder SKAT

Opbevaring af oplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt i denne privatlivspolitik.

- 5 år + løbende regnskabsår jf. bogføringslovens bestemmelser.

MinKonto

Privatlivspolitik vedr. MinKonto

Hvis du ansøger om et job hos os

Hvis du er ansøger til et job hos Systime, behandler vi de personoplysninger, som du gør tilgængelige for os. Herudover kan vi også indhente yderligere personoplysninger om dig fra offentlig tilgængelige kilder. Det skal her bemærkes, at hele vores rekrutteringsproces, er samlet i et lukket miljø på vores karriereside og nedenfor kan du se, hvilke personoplysninger vi typisk behandler, samt hvem vi deler dine oplysninger med.

Behandlede oplysninger

For at opfylde dette formål indsamler og behandler vi følgende kategorier af oplysninger:

- Kontaktoplysninger (fx navn og adresse)

- CV

- civilstatus

- foto af dig

- uddannelse- og eksamenspapirer

- sprogkundskaber og

- referencer

Retsgrundlag

Når vi behandler dine personoplysninger som angivet ovenfor, gør vi det på basis af følgende retsgrundlag:

- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a (på baggrund af dit samtykke)

- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (for at vi kan forfølge en legitim interesse)

Modtagere af oplysninger

I forbindelse med opfyldelsen af formålet, deler vi dine personoplysninger med nedenstående kategorier af modtagere. Hvis overførslen betyder en hel eller delvis adgang eller overførsel af dine personoplysninger til et tredjeland, overfører vi på grundlag af Kommissionens standardbestemmelser i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra C.

- Leverandører af IT-infrastruktur og software

Opbevaring af oplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt i denne privatlivspolitik.

- Oplysninger om ansøgninger slettes senest efter 180 dage

Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder, når vi behandler dine personoplysninger:

  • Du har ret til at anmode om indsigt i, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger
  • Du har ret til at modsætte dig behandlingen af din personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset
  • Du har ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring
  • Du har ret til at tilbagetrække dit samtykke, såfremt behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke
  • Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format

Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du fx har ret til at få dine personoplysninger slettet med det samme, da dette kan afhænge af omstændigheder og gældende lovgivning i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Sådan anmoder du om effektuering af dine rettigheder:

Vi beder dig sende din anmodning skriftligt til adressen eller e-mailadressen angivet under ”Dataansvarlig” ovenfor. I anmodningen beder vi dig oplyse dit navn, e-mailadresse og evt. telefonnr., samt at angive så præcist som muligt, hvad din anmodning drejer sig om. Bemærk venligst, at vi kan bede dig verificere din identitet, før vi kan behandle din anmodning. Hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på, kan du klage til os på ovenstående adresse.

Hvis ikke du er tilfreds med udfaldet af din klage til os, kan du til enhver tid indgive en klage til Datatilsynet på www.datatilsynet.dk eller til:

Datatilsynet

Carl Jacobsens Vej 35

2500 Valby

Ændring af denne privatlivspolitik

Øverst i denne privatlivspolitik kan du se datoen for den seneste opdatering. Vi vil løbende opdatere politikken. I tilfælde af væsentlige ændringer vil vi sørge for at oplyse dette ved en synlig meddelelse på vores hjemmesider.